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Come rendere sicuri i vostri file

Indipendentemente dalla vostra professione, è probabile che memorizziate sul vostro computer informazioni sensibili, che si tratti di moduli fiscali, documenti legali o informazioni sui clienti. Se questi file non sono adeguatamente protetti, non rimarranno privati a lungo. Che ci crediate o no, potreste intraprendere inconsapevolmente azioni che metteranno a rischio i vostri file. Vi diremo cosa potreste fare di sbagliato, i corretti rimedi, e alcuni passi in più che potete fare per assicurarvi di mantenere il controllo su chi visualizza i vostri file.

Errori comuni

È naturale che la sicurezza dei file non sia sempre la prima cosa che vi passa per la testa, e ancora più difficoltà si presentano quando si gestisce un’azienda con più dipendenti. Nel tentativo di lavorare in modo rapido ed efficiente, i dipendenti spesso trascurano la sicurezza. La soluzione più semplice a questo problema è educare i vostri dipendenti sulla sicurezza dei file, ma ci sono soluzioni più specifiche che potete applicare a situazioni particolari.

Invio di informazioni in una e-mail

La condivisione di file in testo chiaro tramite e-mail è una pratica abbastanza comune, e non è un problema fino a quando le informazioni riservate non vengono incluse in un’e-mail così facilmente sfruttabile. Infatti, il 54% dei dipendenti utilizza un’e-mail personale basata sul web per trasferire file sensibili.

Anche se è importante poter condividere i file con clienti e collaboratori, è possibile farlo senza compromettere la sicurezza utilizzando un servizio di file sharing. La condivisione dei file consente di memorizzare i file in una rete, controllando chi accede al file e il suo livello di accessibilità. Alcuni servizi consentono anche di controllare per quanto tempo la persona sarà in grado di accedere al file con link in scadenza e protetti da password.

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Trasferimento di informazioni su una USB

Questi piccoli dispositivi sono un modo conveniente per trasportare i file, ma hanno anche un potenziale per i problemi di sicurezza

Gli USB possono essere ottimi per la memorizzazione temporanea e il trasferimento di informazioni, ma quando documenti di testo in chiaro vengono trasferiti su un USB generico, questo può creare delle vulnerabilità. L’unità flash può essere corrotta da malware, causando perdita e possibile furto di file. Peggio ancora, l’USB può trasmettere un virus ad altri computer, permettendo all’hacker di rubare e modificare i file. Le USB sono anche fisicamente piccole, il che le rende facili da perdere o da rubare.

Per negare la necessità di trasferire i file utilizzando una flash drive, utilizzare un servizio cloud come Dropbox. Questi vi permettono di accedere ai vostri file da qualsiasi dispositivo, mantenendoli al sicuro per voi. Tuttavia, questo non significa che ci si possa rilassare – si dovrebbero comunque seguire le migliori pratiche per le password e impostare l’autenticazione a due fattori per qualsiasi account di servizio cloud. Per i file extra-sensibili, dovreste anche crittografarli prima di archiviarli nel cloud, solo per fornire un ulteriore livello di protezione.

Scaricare informazioni su un’unità pubblica

Le unità pubbliche aiutano a migliorare la produttività dei vostri dipendenti.

Questo è un modo comune per consentire ai dipendenti di visualizzare i file dai propri dispositivi, crea diversi problemi in termini di organizzazione e sicurezza. Essere organizzati, come discuteremo più avanti, è una parte essenziale per mantenere i documenti al sicuro, ma quando molti dipendenti utilizzano la stessa unità, le cose possono incasinarsi rapidamente. Anche se c’è una certa sicurezza sotto forma di accesso limitato, questi servizi sono molto aperti ai virus e agli errori degli utenti.

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Con i servizi in-the-cloud, vi è un livello di sicurezza e controllo molto più elevato quando si tratta di condivisione dei file. Alcuni servizi in-the-cloud crittografano i file per voi, eseguendo al contempo regolari controlli di sicurezza a tappeto. Inoltre, è ancora facile condividere i documenti e accedervi su diversi dispositivi.

Consigli generali

I problemi di sicurezza, soprattutto, possono essere risolti con l’uso prudente di un servizio cloud, ma anche con un servizio di questo tipo, ci sono alcuni passi in più da compiere per garantire che la vostra sicurezza sia il più possibile impenetrabile.

Essere organizzati

I file digitali devono essere organizzati ed etichettati proprio come i file fisici

Come farete a garantire la sicurezza dei vostri documenti senza sapere dove sono conservati? L’organizzazione e l’efficienza sono fondamentali, quindi il primo passo da compiere quando si proteggono i file dovrebbe essere quello di identificare quali informazioni devono essere effettivamente protette. In questo modo, tutto il vostro tempo, l’energia e le altre risorse possono essere utilizzate per proteggere e mantenere il pieno controllo su quei file.

Creare una password sicura

Se si utilizza un servizio cloud, è necessario creare un account con una password. Il vostro nemico qui è un computer, non un umano – e i computer sono molto, molto bravi a indovinare le password che gli umani possono memorizzare. Per questo motivo, fate un favore a voi stessi e usate un gestore di password. Le password più sicure sono lunghe e casuali, con molti caratteri speciali, ed è una scommessa piuttosto sicura che non riuscirete a memorizzarle – specialmente se usate una password diversa per tutto, cosa che dovreste fare. Quando si utilizza un servizio di password, tutto ciò che si deve memorizzare è la password principale, che dovrebbe essere anche difficile da decifrare e dovrebbe esistere solo nella vostra mente.

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Crittografare i dati

La crittografia trasforma i dati in una stringa casuale di numeri e lettere

Se tutto il resto fallisce e un hacker riesce a entrare in possesso delle vostre informazioni sensibili, la crittografia assicura che non sarà in grado di dare un senso a una sola parola. La cosa migliore è che i servizi di crittografia come VeraCrypt e Bitlocker (che in realtà è integrato in Windows) sono assolutamente gratuiti. Questo, come tutti i suggerimenti di questa lista, non garantirà la sicurezza dei vostri file, ma aggiungerà un ulteriore livello di protezione che i potenziali invasori dovranno lavorare per sradicare.

Purtroppo non esiste una soluzione di sicurezza informatica a tappeto, e il campo è in continua evoluzione man mano che la tecnologia cresce e si sviluppa. Sebbene la completa sicurezza dei vostri file sensibili non sia sempre garantita, i servizi cloud possono risolvere molti potenziali problemi. Tuttavia, dovreste essere consapevoli dei possibili problemi, aumentare il livello delle vostre protezioni e trattare le informazioni come il prezioso carico che sono.

Questo è un post sponsorizzato per Dropbox. Tutte le opinioni sono mie. Dropbox non è affiliata a nessun altro prodotto o servizio menzionato.

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