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Come mantenere produttivi i lavoratori a distanza

Per molti, la capacità sempre più comune di lavorare a distanza è arrivata come una benedizione. Permette ai genitori di passare più tempo con i propri figli, offre ai dipendenti un orario più flessibile e per la maggior parte aumenta la produttività, come dimostra uno studio di Stanford. Questo perché questi lavoratori hanno meno probabilità di prendersi un giorno di ferie, più probabilità di fare un turno completo e di concentrarsi meglio nell’atmosfera tranquilla e rilassata della propria casa.

Nonostante tutti questi cambiamenti positivi, i manager devono affrontare molti nuovi ostacoli quando lavorano con un team a distanza. La navigazione in diversi fusi orari, lo sviluppo della fiducia, l’organizzazione di riunioni e scadenze diventano improvvisamente compiti molto più difficili. Per aiutare i manager di tutto il mondo ad adattarsi a lavorare con i dipendenti a distanza, vi illustreremo alcuni consigli per aiutarvi ad affrontare questi possibili problemi e a mantenere il vostro posto di lavoro il più fluido possibile.

Investire in strumenti di produttività

Può essere difficile tenere tutti sullo stesso piano e assicurarsi che tutti stiano facendo il loro lavoro in modo corretto. Ci sono molti strumenti diversi là fuori che ti danno diverse abilità e incoraggiano la comunicazione necessaria quando si lavora insieme. Utilizzare una varietà di questi strumenti in tandem è di solito meglio che fare affidamento su uno solo, poiché tutti vi aiutano a svolgere compiti diversi.

Potreste essere sorpresi di sapere che uno dei migliori strumenti di gestione per i lavoratori a distanza è Dropbox. Non è solo un luogo sicuro per archiviare i documenti – interi team possono essere più produttivi con Dropbox che lavora  sullo stesso file. È anche un modo sicuro per condividere i file con i dipendenti, e il sistema di commento senza soluzione di continuità sui documenti video, audio e di testo permette al team di rimanere sulla stessa pagina. Se si desidera utilizzare altri software, come Trello, Slack, Salesforce o Gmail, è facile collegarli direttamente sul posto di lavoro in Dropbox.

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La comunicazione è la chiave

Ogni volta che si lavora in un team, bisogna essere sicuri che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda. In una squadra di softball, questo significa urlare in tutto il campo per stabilire chi prenderà la palla; nel calcio, significa strategia di huddling e di conversazione durante un time out; e, nella gestione, significa inviare e ricevere testi, e-mail e altri messaggi digitali. Dovreste incoraggiare i vostri dipendenti a venire da voi con domande e programmare controlli regolari con ogni lavoratore una o due volte al giorno. Se possibile, dovreste anche programmare raramente incontri faccia a faccia. Anche quando non siete in servizio, dovreste essere disponibili per i vostri dipendenti in diversi fusi orari. Se non riuscite a parlare, dovreste informare i vostri dipendenti.

Focus sugli obiettivi

Troppo spesso il quadro più ampio si perde nella fatica quotidiana del lavoro, che si traduce in una perdita di motivazione e di efficienza. Ricordate spesso ai vostri lavoratori i loro obiettivi più grandi, e fissate obiettivi più piccoli e raggiungibili per aiutarli a raggiungerli. Se volete davvero dare loro una spinta in più, potete incentivarli con un bonus ogni volta che raggiungono il loro obiettivo.

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Gli incentivi monetari possono essere efficaci, ma ancora meglio è mettere in relazione i loro obiettivi di lavoro con i loro obiettivi personali. Ogni lavoro è un’esperienza di apprendimento, ed è probabile che i vostri dipendenti vogliano migliorare le loro competenze. Collegare i loro interessi personali e gli obiettivi di apprendimento con gli obiettivi generali dell’azienda può renderli impegnati e interessati al loro lavoro.

Stabilire aspettative chiare

Può sembrare dura, ma bisogna stabilire subito le regole. Il più delle volte si tratterà di regole per la comunicazione – quali piattaforme devono essere utilizzate per quale tipo di comunicazione, gli orari in cui si può contattare qualcuno, la velocità con cui si deve rispondere ai messaggi, ecc. Queste regole dovrebbero stabilire il tempo libero per i vostri dipendenti, perché farli sentire come se lavorassero sempre è una ricetta per il burnout e può far loro perdere il rispetto per voi.

Una parte di questo sta anche dando un sacco di feedback. I vostri dipendenti vogliono sapere come stanno andando, quindi diteglielo. Questo non solo permetterà loro di risolvere eventuali problemi nel loro lavoro attuale, ma li metterà anche in condizione di fare ancora meglio la prossima volta. Anche se può essere difficile per alcuni dipendenti affrontare le critiche, purché si dica loro cosa hanno fatto bene insieme a cosa hanno fatto male, questo non dovrebbe rappresentare un problema.

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Ospitare videoconferenze

Le videoconferenze hanno tutti gli stessi vantaggi delle videoconferenze di persona, ma sono molto più convenienti per i dipendenti a distanza

Anche se non siete nella stessa stanza, è importante vedere i vostri dipendenti faccia a faccia e sentire le loro opinioni in tempo reale. Questo può permettere loro di sentirsi più autonomi nel condividere le loro idee, oltre a farli sentire più a proprio agio nel discutere qualsiasi problema o nel chiedere aiuto. Molti lavoratori a distanza possono finire per sentirsi isolati e lasciati fuori, e le regolari videochat iniziano a porre rimedio a questo problema. Questa è anche un’opportunità per costruire fiducia ed empatia con i vostri dipendenti e permettere loro di stabilire relazioni più forti tra loro. Ci sono un sacco di ottime opzioni software là fuori solo per questo, quindi non dovrebbe essere troppo frustrante – e se lo è, probabilmente state solo usando quella sbagliata.

I numerosi vantaggi che accompagnano il lavoro a distanza rendono utile il superamento degli ostacoli. Con la giusta gestione, i lavoratori a distanza possono essere incredibilmente produttivi, ma può essere difficile per i manager conoscere e fidarsi dei propri dipendenti attraverso uno schermo. La chiave è una comunicazione frequente e chiara, che sfrutti gli strumenti disponibili e stabilisca l’empatia. Realizzate tutto questo, e sarà come se i vostri dipendenti non lasciassero mai l’ufficio.

Questo è un post sponsorizzato per Dropbox. Tutte le opinioni sono mie. Dropbox non è affiliata a nessun altro prodotto o servizio menzionato.

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