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12 Etichette e-mail di base che tutti dovrebbero seguire

Non c’è nulla dubitare del fatto che l’Email abbia rivoluzionato il modo in cui comunichiamo tra di noi. E anche se al giorno d’oggi le persone preferiscono sempre di più cose come i social network e le applicazioni di messaggistica istantanea per chattare con gli amici, rimane la verità che quando si tratta di una corretta comunicazione, l’email è ancora il mezzo preferito.

Dalle università alle aziende globali, dagli studenti ai CEO, l’e-mail viene utilizzata praticamente ovunque, e da tutti. Detto questo, quasi tutti noi abbiamo più indirizzi e-mail, con uno o (più) dei molti provider di posta elettronica. Ma la vera domanda è, are confermiamo al protocollo(i) del corretto utilizzo della posta elettronica?

Se non siete sicuri della risposta, allora questo articolo, che sottolinea le regole di base dell’email che tutti dovrebbero seguire, è per voi. Quindi, senza ulteriori indugi, eccole qui.

Etichette di base per la posta elettronica

1. 1. Utilizza un look&nbsp professionale;indirizzo email

Il tuo indirizzo email è spesso considerato indicativo della tua personalità. Per questo motivo, è importante avere un indirizzo email di aspetto professionale, generalmente con il tuo nome e cognome che compongono la parte “username”. Questo è ancora più importante se si intende utilizzare l’indirizzo e-mail per la comunicazione professionale (ad es. invio di curriculum vitae ai reclutatori, fornitura di campioni di lavoro ai clienti).

Se il nome utente di vostra scelta non è disponibile, potete aggiungere un numero a vostra scelta (ad es. data di nascita) per ottenerne uno. Per citare alcuni esempi, [email protected] o [email protected] possono essere considerate buone scelte. Dall’altro lato, usate qualcosa come [email protected] o [email protected], e potete essere abbastanza sicuri che le vostre email non saranno nemmeno aperte dai destinatari.

Suggerimento: Per quanto possibile, utilizzate un indirizzo email separato per tutte le vostre esigenze professionali. E se non ti dispiace sborsare qualche dollaro, è meglio andare per le email in hosting con il tuo dominio.

2. 2. Includere sempre un argomento, e tenerlo chiaro e conciso

L’oggetto è uno dei componenti più importanti dell’email, in quanto fornisce immediatamente al destinatario un’idea delle informazioni che sono incluse nell’email. Per questo motivo tutte le e-mail dovrebbero avere un oggetto, anche se il contenuto non è così importante. Lasciare la riga dell’oggetto vuota è percepito come disattenzione da parte del mittente.

Ancora più importante, l’oggetto dovrebbe essere conciso e al punto, in modo che il destinatario possa riconoscere il contenuto dell’e-mail il più rapidamente possibile. Pochi esempi sono Rapporto di progetto allegatoIndagine sulle prestazioni – risposta anticipata sollecitatae cose del genere.

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3. 3. Utilizzare font standard e formattazione minima

Non importa quanto ti piacciano i font fancy font che hai sul tuo PC, sono un assoluto no-no quando si tratta di comporre le email. Questo perché se si utilizza un font non standard e non è installato sul computer del destinatario, il testo dell’email non apparirà come previsto. Questo è il motivo per cui la maggior parte dei servizi di posta elettronica ha solo pochi font standard, serif e sans-serif (ad esempio Times New Roman, Arial) disponibili per comporre le e-mail. E voi dovreste attenervi ad essi.

Inoltre, mantenete la formattazione nella vostra e-mail il meno possibile. A meno che non sia necessario sottolineare una certa sezione, linea ecc. nel contenuto dell’email, astenersi dall’usare evidenziazioni e colori per il testo. Infatti, il colore del testo dell’email dovrebbe essere solo Nero, in quanto è il più leggibile.

4. 4. Evitare errori di battitura, uso non corretto della grammatica ed errori di punteggiatura

Anche se non tutti sono nazisti della grammatica, e non è un crimine avere un errore di battitura non intenzionale o due nelle vostre e-mail, l’uso non corretto del linguaggio, la struttura della frase ecc, in generale, dà al destinatario o ai destinatari un’impressione negativa. Quindi è estremamente importante che tu controlli tre volte l’oggetto, il corpo e tutti gli altri elementi di testo di un’email per eventuali errori di grammatica e punteggiatura;(e li correggi, se li trovi), prima di premere il pulsante “Invia”.

Inoltre, non dovreste mai usare più segni di punteggiatura (ad es. !!!!) nelle vostre email. Lo stesso vale per parole gergali (ad es. LMAO), contrazioni&nbsp popolari;(ad es.  Gotcha!), ed emoticon. Tutte queste cose hanno un aspetto altamente immaturo e poco professionale, ed è meglio lasciarle solo per i social network e le chat istantanee.

Suggerimento: Fate sempre attenzione a come scrivete in maiuscolo le parole, le frasi ecc. nelle vostre e-mail. Un’e-mail (o qualsiasi altra cosa, se è per questo) non dovrebbe mai e poi mai essere composta in TUTTE le CAPS, in quanto è considerata l’equivalente Internet dell’urlare.

5. 5. Dare agli allegati nomi descrittivi

Il più delle volte dobbiamo inviare/ricevere più file come allegati con le nostre e-mail. Anche se questo è piuttosto necessario, non c’è niente di peggio che ricevere un’email caricata con numerosi in modo casuale, file con nomi (ad esempio 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc) che non hanno alcun senso. Quindi, ogni volta che si inviano allegati con un’e-mail, rinominarli con alcuni nomi di file descrittivi, in modo che il destinatario conosca immediatamente il loro contenuto, senza bisogno di aprirli. Per esempio, se si sta inviando il proprio curriculum vitae a un potenziale datore di lavoro, dargli un nome come CurrentResume_JohnDoe. Semplice e facile.

Inoltre, se si intende inviare un numero elevato di (ad esempio 20) allegati con un’e-mail, è meglio combinarli prima in un archivio a zip. Per una chiarezza ancora maggiore, è possibile menzionare separatamente dettagli come il numero di allegati, la dimensione totale dell’archivio ecc. nel testo del corpo dell’email.

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6. Includere sempre una firma

Una firma è necessaria per chiudere o terminare correttamente il testo del corpo dell’email. Ma, cosa più importante, conferisce anche una “autenticità” all’email, e il suo contenuto. Quindi tutte le vostre email dovrebbero avere la vostra firma inclusa in esse. Just crea e salva una firma nelle impostazioni dell’email, e sarà aggiunta automaticamente alla fine di ogni email che componete.

Parlando di “cosa” dovrebbe essere incluso nella firma, è qualcosa che si dovrebbe decidere, in quanto varia da una persona all’altra. Detto questo, come regola generale, è possibile includere informazioni di contatto (ad esempio, numero ufficiale, e-mail secondaria), così come link ai vostri profili sociali. In poche parole, una firma dovrebbe servire come carta di contatto digitale. Ma non sovraccaricarla con troppe informazioni non necessarie.

7. 8. Confermare la ricezione delle e-mail

La posta elettronica moderna è talmente avanzata che, una volta premuto il pulsante “Invia”, si può essere sicuri al 200% che raggiungerà la casella di posta del destinatario, un secondo o due dopo. Tuttavia, come per ogni tecnologia, le email possono (e occasionalmente lo fanno) soffrire anche di tempi di inattività. Quindi, una volta ricevuta un’email (soprattutto se è importante), conferma la ricezione rispondendo al mittente con un piccolo messaggio.

Anche se non è possibile riconoscere ogni email che ricevi, dovresti provare a farlo. More importante, dovresti riconoscere email che è  erroneamente inviata a te, in quanto il mittente potrebbe essere in attesa di una risposta dall’altra parte. Questo renderà il mittente consapevole dell’errore e risparmierà anche qualche problema al destinatario effettivo dell’email.

8. 8. Utilizzare saluti appropriati

Quando parlando con le persone faccia a faccia, o anche al telefono, iniziamo sempre a salutarle. E la stessa regola vale anche per le e-mail, quindi le vostre e-mail dovrebbero sempre avere un saluto appropriato per i destinatari. A seconda del a seconda di chi stai inviando un email, il saluto può essere formale (ad esempio, Caro Signor Johnson, Professor Keller), o informale (Ciao Adam, Ciao Jenna). Allo stesso modo, il finale (ad es. Saluti, Cordiali saluti) must hanno lo stesso tono di fondo del saluto iniziale, così come il messaggio complessivo.

Vale la pena di notare che si dovrebbe astenersi dall’uso estremamente informale e quotidiano di saluti e saluti (ad esempio, cosa c’è?) nelle e-mail. Va da sé che è considerato piuttosto poco professionale.

9. Non usare sempre Reply All

Ci sono momenti in cui si riceve un’e-mail che viene inviata anche a diversi altri destinatari (ad es. un avviso importante in un’azienda). Ma quando rispondete a tali messaggi, utilizzate in fretta e furia l’opzione “Rispondi a tutti” . Questo non solo invia la risposta al mittente originale, ma a tutti gli altri che hanno ricevuto l’email, sia che la risposta sia destinata o meno a loro. Questo è un modo perfetto per intasare le caselle di posta dei destinatari.

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Per questo motivo, prestare attenzione quando si risponde alle e-mail con più destinatari e utilizzare l’opzione “Rispondi”. Solo quando si è sicuri al 100% che la risposta è destinata a tutti i destinatari della lista, si deve utilizzare l’opzione “Rispondi a tutti”.

10. 10. Utilizzare correttamente i campi Cc e Bcc

Insieme al campo “To”, i campi “Cc” e “Bcc” sono qualcosa che chiunque abbia mai ricevuto un’e-mail conosce. Ma anche dopo questo, la maggior parte delle persone finisce up usarli impropriamente. C’è un minimo di cosa sono, e quando dovrebbero essere usati:

  • Cc: Sta per Carbon Copy. Se ci sono alcuni destinatari a cui si vuole inviare un’email, ma non si vuole che sappiano che questa email è “solo” destinata a loro, inserire i loro indirizzi email in questo campo. Ogni destinatario può vedere gli indirizzi email degli altri nel campo Cc.
  • Bcc: Abbreviazione di Blind Carbon Copy. Se ci sono più destinatari che si desidera inviare un’e-mail, ma si desidera che si vedano come unici destinatari dell’e-mail, inserire i loro indirizzi e-mail in questo campo. Ogni destinatario in un campo Bcc può vedere solo il proprio indirizzo email, e non quello degli altri. Questa opzione è più adatta alla privacy.

11. 11. Rispondere alle e-mail in modo tempestivo

Considerato il numero di e-mail che riceviamo ogni giorno, è quasi impossibile rispondere a tutte. Tuttavia, anche se un’email è un po’ poco prioritaria, dovreste cercare di rispondere in modo tempestivo. Generalmente questo dovrebbe avvenire entro 24-48 ore dalla ricezione di un’e-mail. E se non sarai in grado di rispondere alle email per un po’ di tempo (ad esempio a causa di una pausa), utilizza la funzione di risposta automatica o di risposta per le vacanze, che la maggior parte dei servizi di posta elettronica hanno.

12. Formattare correttamente le e-mail prima dell’inoltro

Non appena il  il pulsante “Inoltra” viene premuto su un’email, l’intero messaggio  (incluse eventuali immagini, testo disallineato ecc. che può avere) è stranamente dentellato a destra, e inserito in una email vuota, in modo da poter inserire gli ID email dei destinatari e inviarli. Questo non solo incasina la formattazione dell’email originale, ma anche introduce un sacco di spazio bianco e simboli extra () nel chunk di email inoltrate, che a sua volta, rende l’email quasi illeggibile.

Per ordinarla, si dovrebbe formattare correttamente l’email inoltrata, quando è incorporata in una email vuota. Questo include la rimozione dello spazio bianco extra, così come l’eliminazione di caratteri extra, righe vuote e cose del genere.

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Utilizzare l’e-mail nel modo in cui deve essere utilizzata

Poiché è il principale mezzo di comunicazione nell’odierno mondo connesso ad Internet, è estremamente importante che la posta elettronica venga utilizzata secondo le regole appropriate, che includono tutto, da come si salutano i destinatari, allo stile di font scelto. E le regole di etichetta sopra descritte vi aiutano a fare proprio questo, rendendo così un’esperienza e-mail complessivamente migliore e produttiva. Provatele, quindi, e fateci sapere i vostri preferiti nei commenti qui sotto.

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